利用規約 Terms of Use

宿泊約款

適用範囲

(第1条)
1.当ホテルが宿泊客との間で締結する宿泊契約及びこれに関連する契約は、この約款の定めるところによるものとし、この約款に定めない事項については、法令又は一般に確立された慣習によるものとします。

2.当ホテルが、法令及び慣習に反しない範囲で特約に応じたときは、前項の規定にかかわらず、その特約が優先するものとします。

3.本約款は、当ホテルの全施設(宴会場、レストラン、ロビー、宿泊施設、敷地当の全てを含みます。)をご利用される全ての来場者に適用されます。

宿泊契約の申込み

(第2条)
1.当ホテルに宿泊契約の申込みをしようとする者は、次の事項を当ホテルに申し出、もしくはご対応いただきます。

(1)宿泊者名
(2)宿泊日及び到着予定時刻
(3)宿泊料金のお支払い(原則として別表第1の基本宿泊料による。)
(4)その他当ホテルが必要と認める事項

2.宿泊客が、宿泊中に前項第2号の宿泊日を超えて宿泊の継続を申し入れた場合、当ホテルは、その申し出がなされた時点で新たな宿泊契約の申込みがあったものとして処理します。

宿泊契約の成立等

(第3条)
1.宿泊契約は、当ホテルが前条の申込みを承諾したときに成立するものとします。ただし、当ホテルが承諾をしなかったことを証明したときは、この限りではありません。

2.前項の規定により宿泊契約が成立したときは、宿泊期間(3日を超えるときは3日間)の基本宿泊料を限度として当ホテルが定める申込金を、当ホテルが指定する日までにお支払いいただきます。

3.申込金は、まず、宿泊客が最終的に支払うべき宿泊料金に充当し、第6条及び第18条の規定を適用する事態が生じたときは、違約金に次いで賠償金の順序で充当し、残額があれば、第12条の規定による料金の支払いの際に返還します。

4.第2項の申込金を同項の規定により当ホテルが指定した日までにお支払いいただけない場合は、宿泊契約はその効力を失うものとします。ただし、申込金の支払期日を指定するに当たり、当ホテルがその旨を宿泊客に告知した場合に限ります。

申込金の支払いを要しないこととする特約

(第4条)
1.前条第2項の規定にかかわらず、当ホテルは、契約の成立後同項の申込金の支払いを要さないこととする特約に応じることがあります。

2.宿泊契約の申込みを承諾するに当たり、当ホテルが前条第2項の申込金の支払いを求めなかった場合及び当該申込金の支払期日を指定しなかった場合は、前項の特約に応じたものとして取り扱います。

宿泊契約締結の拒否

(第5条)
1.当ホテルは、次に掲げる場合において、宿泊契約の締結に応じないことがあります。
(1)宿泊の申込みが、この約款によらないとき。
(2)満室により客室の余裕がないとき。
(3)宿泊しようとする者が、宿泊に関し、法令の規定、公の秩序若しくは善良の風俗に反する行為をする
   おそれがあると認められるとき。
(4)宿泊しようとする者が、伝染病であると明らかに認められるとき。
(5)宿泊に関し合理的な範囲を超える負担を求められたとき。
(6)天災、施設の故障、その他やむを得ない事由により宿泊させることができないとき。
(7)宿泊しようとする者が泥酔者等で、他の宿泊者に著しく迷惑を及ぼすおそれがあると認められるとき、
   及び、宿泊者が他の宿泊者に著しく迷惑を及ぼす言動、もしくは行為の一端でも垣間見せたとき。
   (宮城県旅館業法施工条例第8条)

2.当ホテルは次に掲げる場合において、宿泊契約を締結いたしません。
(1)宿泊しようとする者が、暴力団員又は暴力団等の関係者団体、その他反社会勢力の関係者等であるとき。
(2)宿泊しようとする者が、暴力団又は暴力団員が事業活動を支配する法人、その他団体の関係者等であるとき。

宿泊客の契約解除権

(第6条)
1.宿泊者は、当ホテルに申し出て、宿泊契約を解除することができます。

2.当ホテルは、宿泊客がその責めに帰すべき事由により、宿泊契約の全部又は一部を解除した場合(第3条第2項の規定により当ホテルが申込金の支払期日を指定してその支払いを求めた場合であって、その支払いより前に宿泊客が宿泊契約を解除したときを除きます。)は、別表第2に掲げるところにより、違約金を申し受けます。ただし、当ホテルが第4条第1項の特約に応じた場合にあっては、その特約に応じるに当たって、宿泊客が宿泊契約を解除したときの違約金支払義務について、当ホテルが宿泊客に告知したときに限ります。

3.当ホテルは、宿泊客が連絡をしないで宿泊日当日の午後10時、(あらかじめ到着予定時刻が明示されている場合は、その時刻を2時間経過した時刻)になっても到着しないときは、その宿泊契約は宿泊客により解除されたものとみなし処理することがあります。

当ホテルの契約解除権

(第7条)
1.当ホテルは、次に掲げる場合においては、宿泊契約を解除することができます。
(1)宿泊客が宿泊に関し、法令の規定、公の秩序若しくは善良の風俗に反するおそれがあると認められたとき、又は同行為をしたと認められたとき。
(2)宿泊客が、感染症者である、もしくはその可能性が相当程度高いと認められるとき。
(3)宿泊に関し、合理的な範囲を超える負担を求められたとき。
(4)天災等不可抗力に起因する理由により宿泊させることができないとき。
(5)宿泊しようとする者が泥酔等で、他の宿泊者に著しく迷惑を及ぼすおそれがあると認められるとき、及び、宿泊者は他の宿泊客に著しく迷惑を及ぼす言動、もしくは行為の一端でも垣間見せたとき。
(6)寝室の寝たばこ、消防用設備等に対するいたずら、その他ホテルが定めている利用規則の禁止事項(火災予防防止上必要なものに限る。)に従わないとき。
(7)宿泊客が宿泊申し込みの際、申し出事項又は宿泊登録の際の登録事項を偽ったとき。
(8)宿泊客が病毒伝播のおそれのある伝染病等の疫病に、罹っていると明らかに認められるとき。
(9)宿泊しようとする者が、ホテルもしくはホテル従業員に対し暴力、脅迫、恐喝、威圧的な不当要求を行い、あるいは合理的範囲を超える要求をしたとき。またはかつて同様な行為を行ったと認められるとき。

2.当ホテルが前項の規定に基づいて宿泊契約を解除したときは、宿泊客がいまだ提供を受けていない宿泊サービス等の料金はいただきません。

3.当ホテルは、次に掲げる場合、または該当すると当ホテルが判断した場合において、宿泊契約を解除いたします。
(1)宿泊しようとする者が、暴力団員又は暴力団等の暴力関係者団体、その他反社会的勢力の関係者等であるとき。
(2)宿泊しようとする者が、暴力団又は暴力団員が事業活動を支配する法人、その他団体の関係者等であるとき。

宿泊の登録

(第8条)
1.宿泊客は、宿泊日当日、当ホテルのフロントにおいて、次の事項を登録していただきます。

(1)宿泊客の氏名、年齢、性別、住所及び職業
(2)外国人にあたっては、国籍、旅券番号、入国地及び入国年月日
(3)出発日及び出発予定時刻
(4)前夜宿泊地 行先地
(5)その他当ホテルが必要と認める事項

2.宿泊客が第12条の料金の支払いを旅行小切手、宿泊券、クレジットカード等通貨に代わり得る方法により行おうとするときは、あらかじめ、前項の登録時にそれらを提示していただきます。

客室の使用時間

(第9条)
1.宿泊客が当ホテルの客室を使用できる時間は、午後3時から翌日午前11時までとします。
ただし、連続して宿泊する場合においては、到着日及び出発日を除き、終日使用することができます。
ご連泊の場合は、ご一泊につき清掃は一回とさせていただいております。(9:00から14:30まで)
お掃除が不要のお客様は、フロントカウンターにお申し付け頂くか、客室のドアノブに
DONOT DISTURBの札をお掛けください。

2.当ホテルは、前項の規定にかかわらず、同項に定める時間外の客室の使用に応じることがあります。この場合には次に掲げる追加料金を申し受けます。

(1)超過3時間までは室料金の3分の1
(2)超過6時間までは室料金の2分の1
(3)超過6時間以上は室料金の全額

利用規則の遵守

(第10条)
宿泊客は、当ホテルが定めてホテル内に掲示した利用規則に従っていただきます。

営業時間

(第11条)
1.当ホテルの主な施設等の営業時間は次のとおりとし、その他の施設等の詳しい営業時間は備付けパンフレット、各所の掲示、客室内のサービスディレクトリー等でご案内いたします。

(1)フロント、キャッシャー等サービス時間

イ. 門限 なし
ロ. フロントサービス 24時間
ハ. キャッシャー 24時間

(2)飲食等(施設)サービス時間

1階 レストラン
 
ロンシャン
7:00~19:00  
 
9:00~19:00*
13階 龍天江 11:30~14:30
17:30~22:00
*(注)宴会場にて朝食の場合は、ロンシャンは9:00から営業いたします。
 

(3) 付帯施設営業時間

2階 1.衣裳室 10:00~18:00
2.美容室 10:00~18:00
2.前項の営業時間は、必要やむ得ない場合には随時変更することがあります。その場合には、適当な方法をもってお知らせします。

料金の支払い

(第12条)
1.宿泊客が支払うべき宿泊料金等の内訳及びその算定方法は、別表第1に掲げるところによります。

2.前項の宿泊料金等の支払いは、通貨又は当ホテルが認めた旅行小切手、宿泊券、クレジットカード等通貨にかわり得る方法により、宿泊客の出発の際又は当ホテルが請求した時、フロントにて行っていただきます。

3.当ホテルが宿泊客に客室を提供し、使用は可能になったのち、宿泊客が任意に宿泊しなかった場合においても、宿泊料金は申し受けます。

当ホテルの責任

(第13条)
当ホテルは、宿泊契約及びこれに関連する契約の履行に当たり、又はそれらの不履行により宿泊客に損害を与えたときは、その損害を賠償します。ただし、それが当ホテルの責めに帰すべき事由によるものでないときは、この限りではありません。

契約した客室の提供ができないときの取扱い

(第14条)
1.当ホテルは、宿泊客に契約した客室を提供できないときは、宿泊客の了解を得て、できる限り同一条件による他の宿泊施設を斡旋するものとします。

2.当ホテルは、前項の規定にかかわらず他の宿泊施設の斡旋ができないときは、違約金相当額の補償料を宿泊客に支払い、その補償料は損害賠償額に充当します。ただし、客室が提供できないことについて、当ホテルの責めに帰すべき事由がないときには、この限りではありません。

寄託物等の取扱い

(第15条)
1.宿泊客がフロントにお預けになった物品、現金、又は貴重品について、滅失、毀損等の損害が生じたときは、それが不可抗力である場合を除き、宿泊客が事前に種類及び価額を明告した場合のみ、当ホテルは、その損害を賠償します。 ただし、現金、又は貴重品について、宿泊客が種類及び価額を明告しなかった場合は、当ホテルに故意又は重大な過失がある場合を除き、その賠償額は10万円を限度とします。

2.宿泊客が、当ホテル内にお持込みになった物品であって、フロントカウンター等を介して当社スタッフにお預けにならなかったものについては、当ホテルの故意または過失により滅失、毀損等の損害が生じた場合以外は、当ホテルはいかなる賠償もいたしかねます。又、当ホテルが賠償する場合であっても、宿泊客からあらかじめ種類及び価額の明告がなかったものについては、10万円を限度として賠償します。なお、フロントカウンターを介して当社スタッフにお預けにならなかった現金及び貴重品については、当ホテルは一切その損害を賠償いたしません。

宿泊客の手荷物又は携帯品の保管

(第16条)
1.宿泊客の手荷物が、宿泊に先立って当ホテルに到着した場合は、その到着前に当ホテルが了解したときに限り責任をもって保管し、客室フロントにおいてチェックインする際にお渡しします。

2.宿泊客がチェックアウトしたのち、宿泊客の手荷物又は携帯品が当ホテルに置き忘れていた場合において、当ホテルは原則として所有者からの照会連絡を待ち、その指示を求めるものとします。所有者の連絡および指示が無い場合は、当ホテルで一定期間お預かりし、一定期間を経過しても引き取りの無い場合は、手荷物等の性質に応じて、遺失物法の規定に基づき処理するか、宿泊客への返還または廃棄処分など、法令に基づいて当ホテルが相応と考える処置をとることとします。

駐車の責任

(第17条)
宿泊客が当ホテルの駐車場をご利用になる場合、車両のキーの寄託の如何にかかわらず、当ホテルは場所をお貸しするものであって、車両の管理責任まで負うものではありません。ただし、駐車場の管理に当たり、当ホテルの故意又は過失によって損害を与えたときは、その賠償の責めに応じます。

宿泊客の責任

(第18条)
1.宿泊客の故意又は過失により当ホテルが損害を被ったときは、当該宿泊客は当ホテルに対し、その損害を賠償していただきます。

2.禁煙フロアの客室内における「電子タバコを含む全ての喫煙行為」及び「禁煙客室への吸殻持込」を、固くお断り申し上げます。禁煙客室にて喫煙行為及び吸殻の持ち込みが確認された場合、違約金として2万円を申し受けます。また、滞在中にこれらの違約行為が当ホテル側に認められたにも関わらず、改善を図って頂けない場合は、第7条(6)、(7)に抵触するものとみなし、宿泊契約を解除するとともに速やかに退館を頂く場合がございます。

3.外出の際はルームキーとセキュリティーカードをフロントにお預けいただき、チェックアウト時フロントにルームキー セキュリティーカード共にご返却いただきます。紛失された場合はセキュリティーカード及び鍵交換工事に要する費用の全額を申し受けます。

別表第1

宿泊料金等の内訳(第2条第1項及び第12条第1項関係)

  内 訳
宿泊客が支払うべき総額 宿泊料金 ①基本宿泊料(室料)
②サービス料(①×10%)
追加料金 ③飲食料又は追加飲食料
④サービス料(③×10%)
⑤その他の利用料金
税金 イ.消費税

備考イ) 税法が改正された場合は、その改正された規定によるものとします。

別表第2

違約金(第6条第2項関係)

契約解除の通知を受けた日/
契約申込人数
不 泊 当 日 前 日 9日前 20日前
一般 14名まで 100% 80% 20%    
団体 15名〜99名まで 100% 80% 20% 10%  
団体 100名以上 100% 100% 80% 20% 10%

(注1)%は、基本宿泊料に対する違約金の比率です。
(注2)契約日数が短縮した場合は、その短縮日数にかかわりなく、1日分(初日)の違約金を収受します。
(注3)団体客(15名以上)の一部について契約の解除があった場合、宿泊の10日前(その日より後に申込みをお引き受けした場合にはそのお引き受けした日)における宿泊人数の10%(端数が出た場合には切り上げる。)にあたる人数については、違約金はいただきません。

免責事項

(第19条)
当ホテル内からのパソコン、スマートフォン、携帯電話等を利用したインターネット、メールなどのデータ通信のご利用にあたりましては、弊社の提供のインターネット回線(有線・無線問わず)をご利用頂いた場合でも、お客様ご自身の責任において行うものといたします。当該通信(有線・無線問わず)及び機器の充電等ご利用中にシステム障害、電波障害、停電その他の理由により、その結果利用者がいかなる損害を受けた場合においても、当ホテルは一切の責任を負いません。また、当該通信のご利用に際して、当ホテルが公序良俗と照らし合わせて不適切と事前または事後に判断した行為により、当ホテルまたは第三者に損害が生じた場合、その損害を賠償していただくとともに、司法当局その他よりの照会が生じた場合は、速やかに情報開示に応じることにご了承いただきます。

言語

(第20条)
本約款は日本語を原文とし、英語は訳文とします。英語の訳文は日本語の原文の参考として作成されるものに過ぎず、すべて日本文によるものが優先することとします。

裁判管轄および準拠法

(第21条)
本約款に関して生じる一切の紛争については、当ホテルの所在地を管轄する日本の裁判所において、日本の法令に従い解決されるものといたします。

結婚披露宴/宴集会

弊ホテルでは、結婚披露宴、及び宴会場使用のご契約・ご利用に関し、以下の通り定めておりますので、予めご了承ください。

1.契約の成立

会場の利用時間は、予めお打ち合わせをした時間内とさせていただきます。(披露宴2時間30分/宴会2時間が基本)
超過の場合は、その超過時間に応じて追加料金を頂戴いたします。但し、状況で超過希望に応じられない場合もございます。

2.挙式・披露宴、宴集会利用時間の設定と時間変更

原則として、弊社の申込書に必要事項を記載していただき、ご予約金のお支払いをもって、ご契約は成立いたします。
ご予約金は、1件につき¥50,000のお支払いを原則とさせていただきます。

3.有料人数の確認

お料理を用意する人数(以下有料人数と称します。)は、結婚披露宴開催日の7日前、ご宴会開催日の3日前迄にご通知ください。
最終確定したお人数(最終有料人数)より、ご披露宴・ご宴会に出席されるお客様の人数が減少した場合であっても、食材と調理、及びサービス人員の手配がすべて完了いたしておりますので、最終有料人数通りの料金を頂戴いたします。

4.お支払い

ホテルから提示しました最終見積総額の任意のパーセンテージを、開催日の7日前までに内金として現金または振込みにてお支払いいただきます。また、ご請求金額決定後に発生した追加のご利用分につきましては、追加のご請求発行日より、7日以内にお支払いください。(クレジットカードでのご決済は、原則として全てご遠慮申し上げます。)
尚、ご予約金、内金等、主催者に限らず、ご両家、斡旋元連帯にて、お支払いくださいますようお願い申し上げます。

5.結婚披露宴・宴集会等の取消料と、期日変更料

既にご契約済みの結婚披露宴、及び、宴集会等のお取消しと期日変更は、下記のお取消料及び変更料を頂戴します。

(1)結婚披露宴

  ①結婚披露宴当日の180日前から121日前まで
取消料・・・予約金の全額と、手配済み(印刷物等)のものの実費
変更料・・・手配済のものの実費
  ②結婚披露宴当日の120日前から91日前まで
取消料・・・予約金の全額と、その時点での見積総額の10%、及び手配済みのものの実費
変更料・・・予約金の全額と、手配済みのものの実費
  ③結婚披露宴当日の90日前から61日前まで
取消料・・・予約金の全額と、その時点での見積総額の20%、及び手配済みのものの実費
変更料・・・予約金の全額と、手配済みのものの実費
  ④結婚披露宴当日の60日前から31日前まで
取消料・・・予約金の全額と、その時点での見積総額の30%、及び手配済みのものの実費
変更料・・・予約金の全額と、手配済みのものの実費
  ⑤結婚披露宴当日の30日前から8日前まで
取消料・・・予約金の全額と、その時点での見積総額の50%、及び手配済みのものの実費
変更料・・・予約金の全額と、その時点での見積総額の25%、及び手配済みのものの実費
  ⑥結婚披露宴当日の7日前から前日まで
取消料・・・予約金の全額と、その時点での見積総額の80%、及び手配済みのものの全額
変更料・・・予約金の全額と、その時点での見積総額の40%、及び手配済みのものの全額
  ⑦結婚披露宴当日のお取消料、及び変更料・・・予約金の全額と最終見積総額の100%

《期日変更の際の予約金の取扱い》
期日変更の際のご予約金は、改めてお預かりいたします。ご利用期日当日から180日以内への期日変更を希望の場合、及び、121日前までに他の期日に変更される場合は、ご予約金は、初期契約時のものを据え置き、継続といたします。

宴集会
(2)大宴会場

  ①宴集会利用当日の90日前まで
取消料・・・予約金の全額と、その時点での見積総額の10%、及び手配済みのものの実費
変更料・・・予約金の全額と、手配済みのものの実費
  ②宴集会利用当日の89日前から60日前まで
取消料・・・予約金の全額と、その時点での見積総額の20%、及び手配済みのものの実費
変更料・・・予約金の全額と、その時点での見積総額の10%、及び手配済みのものの実費
  ③宴集会利用当日の59日前から30日前まで
取消料・・・予約金の全額と、その時点での見積総額の50%、及び手配済みのものの実費
変更料・・・予約金の全額と、その時点での見積総額の25%、及び手配済みのものの実費
  ④宴集会利用当日の29日前から8日前まで
取消料・・・予約金の全額と、その時点での見積総額の80%、及び手配済みのものの全額
変更料・・・予約金の全額と、その時点での見積総額の40%、及び手配済みのものの全額
  ⑤宴集会利用当日の7日前から当日までのお取消料、及び変更料・・・予約金の全額と最終見積総額の100%

(3)中小宴会場

  ①宴集会利用当日の60日前から31日前まで
取消料・・・予約金の全額と、その時点での見積総額の20%、及び手配済みのものの実費
変更料・・・予約金の全額と、手配済みのものの実費
  ②宴集会利用当日の30日前から8日前まで
取消料・・・予約金の全額と、その時点での見積総額の50%、及び手配済みのものの実費
変更料・・・予約金の全額と、その時点での見積総額の25%、及び手配済みのものの実費
  ③宴集会利用当日の7日前から前日まで
取消料・・・予約金の全額と、その時点での見積総額の80%、及び手配済みのものの全額
変更料・・・予約金の全額と、その時点での見積総額の40%、及び手配済みのものの全額
  ④宴集会利用当日のお取消料、及び変更料・・・予約金の全額と最終見積総額の100%

※見積総額については、最新の見積書内容を適用させていただきます。

(4)衣装・引出物等の手配

衣装・引出物等をお客様ご自身でご用意される場合については、別に定める細則により取り決めさせていただきます。

(5)装飾・余興の手配

装飾・余興等は原則としてホテルで手配させていただきますが、お客様の都合で用意される場合はご利用そのものを円滑に行う為、事前にホテル担当者の了解を得てください。(状況・内容によりお受けいたしかねる場合もございます。)

(6)制限

①結婚披露宴、或いは宴集会にご出席されるお客様が、新型インフルエンザ等の伝染性の病気を発症した場合、集団感染防止の観点よりホテルへの入館を制限させていただく場合がございます。

②禁止事項

次に掲げる項目につきましては、ご遠慮くださいますようお願い申し上げます。
・飲食物の持込み
・盲導犬、介助犬及び聴導犬以外の犬、猫、小鳥、その他の愛玩動物、家畜類等の持込み
・発火、引火性等危険物の持込み
・悪臭や騒音・振動を発するものの持込み(和太鼓や電子楽器等)
・法令、又は公序良俗に反する行為、及び他のお客様のご迷惑になるような行為、言動
・ホテル備品/調度品等の移動、損傷、汚損
・主たる使用目的以外のご利用

6.解約

当ホテルでは、次に揚げる場合、結婚披露宴・宴集会等を解約させていただきます。
(1) お客様が本規約に違反した場合
(2) 法令、又は公序良俗に反する恐れがある場合
(3) 他のお客様にご迷惑をお掛けすると判断した場合
(4) ご予約・お打合せ等の際、虚偽の申告、又は重要な事実を申告しなかった場合
(5) お客様、もしくはその関係者が、暴力団、或いは反社会勢力等である場合
(6) お客様、もしくはその関係者が、ホテル従業員に対し、暴力・脅迫・恐喝等威圧的な不当要求をした場合
(7) 結婚披露宴・宴集会等のご利用が、不適当であるとホテル側が判断した場合
(8) その他、天変地異、有事の際等の不可抗力により、当ホテルが契約上の業務を履行出来ない場合

7.損害賠償

利用者、もしくは、利用者側より直接依頼された業者の担当者は、ホテルの施設・什器備品等を破損、損傷しないよう、特に設備・物品類の搬入・搬出に際しましては、充分にご注意ください。
万一、施設・什器備品に破損損傷が発生した場合は、その修理に関して、ホテルより適宜ご提示を申し上げますので、その方法に応じ速やかに修理をご負担頂くか、損害賠償金をご弁済くださいますようお願い申し上げます。

 

ERMS AND CONDITIONS FOR ACCOMMODATION CONTRACTS

Scope of Application

Article 1.
1.Contracts for Accommodation and related agreements to be entered into between this Hotel and the Guest to be accommodated shall be subject to these Terms and Conditions. And any particulars not provided for herein shall be governed by laws and regulations and or generally accepted practices.

2. In the case when the Hotel has entered into a special contract with the Guest insofar as such special contract does not violate laws and regulations and generally accepted practices, notwithstanding the preceding Paragraph, the special contract shall take precedence over the provisions of these Terms and Conditions.

3.These Terms and Conditions shall apply to every guest who visit and use each one of all hotel facilities; guest rooms, banqueting facilities, restaurants, lobby and all public spaces, including premises) for all times.

Application for Accommodation Contracts

Article 2.
1.A Guest who intends to make an application for an Accommodation Contract with the Hotel shall notify the Hotel of the following particulars:

(1) Name of the Guest (S);
(2) Date of accommodation and estimated time of arrival ;
(3) Accommodation Charges (based , in principle , on the Basic Accommodation Charges listed in the Attached Table No.1.);and
(4) Other particulars deemed necessary by the Hotel

2. In the case when the Guest requests, during his stay, extension of the accommodation beyond the date in Sub Paragraph (2) of the preceding Paragraph, it shall be regarded as an application for a new Accommodation Contract at the time such request is made.

Conclusion of Accommodation Contracts, etc.

Article 3.
1.A Contract for Accommodation shall be deemed to have been concluded when the Hotel has duly accepted the application as stipulated in the preceding Article However, the same shall not apply where it has been proved that the Hotel has not accepted the application.

2. When a Contract for Accommodation has been concluded in accordance with the provisions of the preceding Paragraph, the Guest is requested to pay an accommodation deposit fixed by the Hotel within the limits of Basic Accommodation Charges covering the Guests entire period of stay (3 days when the period of stay exceeds 3 days) by the date specified by the Hotel.

3. The deposit shall be first used for the Total Accommodation Charges to be paid by the Guest, then secondly for the cancellation charges under Article 6 and thirdly for the reparations under Article 18 as applicable, and the remainder, if any, shall be refunded at the time of the payment of the Accommodation Charges as stated in Article 12.

4. When the Guest has failed to pay the deposit by the date as stipulated in Paragraph 2, the Hotel shall treat the Accommodation Contract as invalid. However, the same shall apply only in the case where the Guest is thus informed by the Hotel when the period of payment of the deposit is specified.

Special Contracts Requiring No Accommodation Deposit

Article 4.
1.Notwithstanding the provisions of Paragraph 2 of the preceding Article, the Hotel may enter into a special contract requiring no accommodation deposit after the Contract has been concluded as stipulated in the same Paragraph.

2. In the case when the Hotel has not requested the payment of the deposit as stipulated in Paragraph 2 of the preceding Article and / or has not specified the date of the payment of the deposit as the time the application for an Accommodation Contract has been accepted, it shall be treated as that the Hotel has accepted a special contract prescribed in the preceding Paragraph.

Refusal of Accommodation Contracts

Article 5.
1.The Hotel may not accept the conclusion of an Accommodation Contract under any of the following cases:

(1) When the application for accommodation does not conform with the provisions of these Terms and Conditions;
(2) When the Hotel is fully booked and no room is available;
(3) When the Guest seeking accommodation is deemed liable to conduct himself in a manner that will contravene the laws of act against the public order or good morals in regard to his accommodation;
(4) When the Guest seeking accommodation can be clearly detected as carrying an infectious disease;
(5) When the Hotel is requested to assume an unreasonable burden in regard to his accommodation;
(6) When the Hotel is unable to provide accommodation due to natural calamities, dysfunction of the facilities and / or other unavoidable causes ; or
(7) When the guest appears liable to or in fact conducts himself in a disorderly manner, or when the guest disturbs or annoys other guests, especially when the guest is heavily intoxicated.(When the provisions of Article 8 of the Miyagi prefectural Ordinance is applicable)

2.The Hotel dose not conclude an accommodation contract to any of the following cases:
(1) When the Guest seeking accommodation is a gangster and/or is related to the violence affiliates concerned of antisocial power.
(2) When the Guest seeking accommodation is related to the corporate body or juridical person which is operated by gangster or its member.

Right to Cancel Accommodation Contracts by the Guest

Article 6.
1.The Guest is entitled to cancel the Accommodation Contract by so notifying the Hotel.

2. In the case when the Guest has cancelled the Accommodation Contract in whole or in part due to causes for which the Guest is liable (except in the case when the Hotel has requested the payment to the deposit during the specified period as prescribed in Paragraph 2 of Article 3 and the Guest has cancelled before the payment), the Guest shall pay cancellation charges as listed in the Attached Table No.2. However, in the case when a special contract as prescribed in Paragraph 1 of Article 4 has been concluded, the same shall apply only when the Guest is informed of the obligation of the payment of the cancellation charges in case of cancellation by the Guest.

3. In the case when the Guest does not appear by 10:00 p.m. of the accommodation date (2 hours after the expected time of arrival if the Hotel is notified of it) without an advance notice, the Hotel may regard the Accommodation Contract as being cancelled by the Guest.

Right to Cancel Accommodation Contracts by the Hotel

Article 7.
1. The Hotel may cancel the Accommodation Contract under any of the following cases:

(1) When the Guest is deemed liable to conduct and / or have conducted himself in a manner that will contravene the laws or act against the public order or good morals in regard to his accommodation;
(2) When the Guest can be clearly detected as carrying an infectious disease;
(3) When the Hotel in requested to assume an unreasonable burden in regard to his accommodation;
(4) When the Hotel is unable to provide accommodation due to natural calamities and or other causes of force majeure;
(5) When the guest appears liable to, or in fact conducts himself in a disorderly manner, or when the guest disturbs or annoys other guests, especially when the guest is heavily intoxicated.
(6) When the Guest does not observe prohibited actions such as smoking in bed, mischief to the fire-fighting facilities and other prohibitions of the Use Regulations stipulated by the Hotel (restricted to particulars deemed necessary in order to avoid the causing of fires).
(7) When the Guest provides feigned information on the accommodation reservation and/or the registration.
(8) When the Guest is obviously suffering from an infectious disease that is detected to have an epidemic.
(9) When the Guest shows/showed the hotel any violent or threatening action that is/was hostile and usually unprovoked, also that includes/included exorbitant demands, from the point of the Hotel views.

2. In the case when the Hotel has cancelled the Accommodation Contract in accordance with the preceding Paragraph, the Hotel shall not be entitled to charge the Guest for any of the services in the future during the contractual period which he has not received.

3. The Hotel will cancel the accommodation contract to any of the following cases:
(1) When the Guest is a gangster and/or is related to the violence affiliates concerned of antisocial power.
(2) When the Guest is a corporate body or juridical person of a gang that operates the Violence affiliates and its activities.

Registration

Article 8.
1. The Guest shall register the following particulars at the front desk of the Hotel on the day of accommodation.

(1) Name, age, sex, address and occupation of the Guest(s);
(2) Except Japanese, nationality, passport number, port and date of entry in Japan;
(3) Date and estimated time of departure;
(4) Previous Stay , Next Destination
(5) Other particulars deemed necessary by the Hotel.

2.In the case when the Guest intends to pay his Accommodation Charges prescribed in Article 12 by any means other than Japanese currency, such as traveler’s checks, coupons or credit cards, these credentials shall be shown in advance at the time of the registration prescribed in the preceding Paragraph.

Occupancy Hours of Guest Rooms

Article 9.
1. The Guest is entitled to occupy the contracted guest room of the Hotel from 3:00 p.m. to 11:00 a.m. the next morning. However, in the case when the Guest is accommodated continuously, the Guest may occupy it all day long, except for the days of arrival and departure.

We provide a guest, who stays consecutive nights, a single house-keeping per day in principle during the period from 9:00 – 14:30, except the guest refused such service in advance, or shows DONOT DISTURB at the door knob of guest rooms.

2.The Hotel may, notwithstanding the provisions prescribed in the preceding Paragraph, permit the Guest to occupy the room beyond the time prescribed in the same Paragraph. In this case, extra charges shall be paid as follows

(1) Up to 3 hours : one third of the room charge
(2) Up to 6 hours : one half of the room charge
(3) More than 6 hours : room charge in full

Observance of Use Regulations

Article 10.
1. The Guest shall observe the Use Regulations established by the Hotel which are posted within the premises of the Hotel.

Business Hours

Article 11.
1. The business hours of the main facilities, etc. of the Hotel are as follows, and those of other facilities, etc. shall be notified in detail by brochures as provided, notices displayed in each place, service directories in guest rooms and others.

(1) Service hours of front desk, cashier’s desk, etc.

(a) Closing time None
(b) Front service 24 hours
(c) Cashier 24 hours

(2) Service hours (at facilities)for dining, drinking, etc.

1F Restaurant
 
LONG-CHAMP
7:00~19:00  
 
(9:00~19:00)*
13F Chinese Restaurant
RYUTENKO
11:30~14:30
17:30~22:00
*In Case of Servicing Breakfast in Banqueting Rooms.
 

(3) Service hours at other facilities

2F WEDDING
COSTUME ROOM
10:00~18:00
BEAUTY SALON 10:00~18:00
2. The business hour specified in the preceding Paragraph are subject to temporary changes due to unavoidable causes of the Hotel. In such a case, the Guest shall be informed by appropriate means.

Payment of Accommodation Charges

Article 12.
1. The breakdown and method of calculation of the Accommodation Charges, etc. that the Guest shall pay is as listed in the Attached Table No.1.

2. Accommodation Charges, etc. as stated in the preceding Paragraph shall be paid with Japanese currency or by any means other than Japanese currency such as traveler’s cheques, coupons or credit cards recognized by the Hotel at the front desk at the time of the departure of the Guest or upon request by the Hotel.

3. Accommodation Charges shall be paid even if the Guest voluntarily does not utilize the accommodation facilities provided for him by the Hotel and are at his disposal.

Liabilities of the hotel

Article 13.
1. The Hotel shall compensate the Guest for the damage if the hotel has caused such damage to the Guest in the fulfillment or the nonfulfillment of the Accommodation Contact and / or related agreements. However, the same shall not apply in case where such damage has been caused due to reasons for which the Hotel is not liable.

2. Our hotel is covered by the Hotel liability insurance to cope with emergencies in the case of fire, etc.

Handling When Unable to Provide Contracted Room

Article 14.
1. The Hotel shall, when unable to provide contracted rooms, arrange accommodation of the same standard elsewhere for the Guest insofar as practicable with the consent of the Guest.

2. When arrangement of other accommodation can not be made notwithstanding the provisions of the preceding Paragraph, the Hotel shall pay the Guest a compensation fee equivalent to the cancellation charges and the compensation fee shall be applied to the reparations. However, when the Hotel cannot provide accommodation due to causes for which the Hotel is not liable, the Hotel shall not compensate the Guest.

Handing of Deposited Articles

Article 15.
Except the case the Guest declared the accurate value of the goods, cash, or valuables which is deposited to the Hotel Staff at the front counter, the Hotel has no responsibilities on any damage or loss caused during the periods of those deposit. In case the Guest declared the accurate value in advance, and the Hotel accepted the depositing, the Hotel compensate for such damage or loss JPY100,000 as a maximum. Any damage or loss happened to any goods, cash, or valuables by a guest to the premises of the Hotel without depositing, the Hotel does not take any responsibility to compensate on it.

Custody by Baggage and / or Belongings of the Guest

Article 16.
1. When the baggage of the Guest are brought into the Hotel before his arrival, the Hotel shall be liable to keep it only in the case when such a request has been accepted by the Hotel. The baggage shall be handed over to the Guest at the front desk at the time of his check-in.

2.After the guests checked out, If the guest's baggage or personal belongings are left in the room after the guest has checked,Generally, we wait for contact from the owner and seek its instructions,in accordance with the law.

Liability in regard to Parking

Article 17.
1. The Hotel shall not be liable for the custody of the vehicle of the Guest when the Guest utilizes the parking lot within the premises of the Hotel, as it shall be regarded that the Hotel simply offers the space for parking, whether the key of the vehicle has been deposited to the Hotel or not. However, the Hotel shall compensate the Guest for the damage caused through intention or negligence on the part of the Hotel in regard to the management of the parking lot.

Liability of the Guest

Article 18.
1. The Guest shall compensate the Hotel for the damage caused through intention or negligence on the part of the Guest.

2. "All smoking activities including electronic cigarettes" and "Bringing cigarette butts into the guest romms are strictly prohibited into the guest rooms on non-smoking floors.
If smoking or bringing in cigarette buttes is confirmed, a penalty of 20,000 yen will be changed.
In addition, if the hotel suffers damage exceeding the penalty,the actual cost will be changed separately.

3.Please leave your room key at the front desk when you go out. The security card will be returned to the front desk with the room key at check-out. If it is lost, we will charge the full amount of the security card and key charge work.

Attached Table No.1

The Breakdown of the Accommodation Charges, etc. (Ref. Paragraph 1 of Article 2 and Paragraph 1 of Article 12.)

  内 訳
Total Amount be paid
by the Guest
Accommodation
Charges
① Basic Accommodation Charge
  (Room Charge)
② Service Charge (①×10%)
Extra Charges ③ Meals & Drinks (or Extra Meals & Drinks)
④ Service Charge (③×10%)
⑤ Other Expenses
Taxes a. National Consumption Tax

Remarks : a
Those charges are subject to change to revisions of the Tax Laws concerned.

Attached Table No.2

Cancellation Charge for Hotels

ate whten cancellation of Contract is Notified Contracted Number of Guests No Show Accomm odation Day 1Day Prior to Accomm-odation Day 9Day Prior to Accomm-odation Day 20Day Prior to Accomm-odation Day
Individual 1 to 14 100% 80% 20%    
Group 15 to 99 100% 80% 20% 10%  
100 and more 100% 100% 80% 20% 10%

Remark ;

1. The percentages signifies the rate of cancellation charge to the Basic Accommodation Charges.
2. When the number of days contracted is shortened, the cancellation charge for its first day shall be paid by the Guest regardless of the number of days shortened.
3. When part of a group booking (for 15 persons or more) is cancelled, the cancellation charge shall not be charged for the number of persons equivalent to 10% of the number of persons booked as of 10 days prior to the occupancy (When accepted less than 10 days prior to the occupancy, as of the date) with fractions counted as a whole number.

Article 19
Any trouble on your PC, Smartphone, or any other devices due to the reason accessing internet, either closed-circuit or connecting through Wi-Fi which the Hotel provides, are responsibilities to those owners, as well as any damage happened including when recharging those batteries, while there is no responsibility on the Hotel’s part for such trouble and damage.
Inappropriate act through internet access by the Guest, which is against the laws of Japan and worldwide, bring him/her to fully account once such access caused any trouble or damage, and we would like to warn all guests that we should disclose any personal information when the judicial and police authorities request for their investigations. All Guests who made accommodation contract with the Hotel, requires fully understanding and cooperation in advance when such inconvenience occurs.

Article 20.
The English writing of this Rules and Regulations is translated in accordance to the Japanese original. The Japanese writing is concerned to make the first priority entirely.

Article 21.
All disputes about the accommodation contracts under these articles will be carried out at the local court of justice. In accordance with the amount in question, an exclusive agreement jurisdiction of the first instance shall be held out at a summary court or a district court. (2) The articles in this Rules and Regulations are governed under the Japanese law and are interpreted based on the Japanese law.

Terms and Conditions for Wedding, Banqueting and Conferences

Koyo Grand Hotel Co. Ltd. (owned by Koyo Kaikan Co. Ltd.) wish to draw your attentions to our policies relating to your patronage and utilization of our facilities and service. We reserve the right to only accept orders from those over 1.〜7.as follow:

1.Time Length of Facility Utilization

1) We guarantee time length for your utilization of our facilities and service as we confirmed before the appointed day and time. Any amendments such as delay or unexpected occupation should be asked for person in charge at Sales Department or Catering Reception Desk. Also be aware that such delay or occupation can not be allowed due to the circumstances of the appointed day and time, including those around the periods.
2) The original time length of utilization are 2 hours for banqueting, 3 hours for conferences, while 2 and half hours for wedding receptions. Please ask our sales staff in charge for any of your inquiries.
3) Excess charges will be added when such delay (over time) or unexpected occupations are once verified.
4) Any time amendment such as unexpected delay or further occupation, should be asked to the hotel management through person in charge at Sales Department or Catering Reception Desk.

2.Deposit

1) As regards to Wedding Reception Reservations, which will be booked more than 30 PAX with Course Menu more than JPY10,000, shall be asked JPY50,000 as its deposit.
2) The hotel management can ask any guest who makes reservation for Banqueting, Conferences, or any other utilization at banqueting facilities, uniform money as its deposit, when making reservation.
3) All deposit should be paid by cash only.

3.Finalized Number of orders for Cuisine

1) Number of orders for cuisine should be finalized as follow:
  -Wedding Reception; 7 days prior to the appointed day and time period
  -Banqueting Reception; 3 days prior to the appointed day and time period
2) After the time limit for cuisine order, all amount on the final quite should be charged to the bill, due to the reason that all materials and stuff both in the kitchens, service yards and janitors for preparation, are already arranged based on your final orders.

4.Payment Procedure

1) All customers who made reservation and hold banqueting, conferences, or any utilization at banqueting facilities, should pay the amount on finalized quote until particular date prior to the appointed date and time period as its deposit by cash.
*Credit card or any other payment except cash, can not be received for banqueting facilities.
2) Co-Customer who made reservation and hold banqueting, conference, or any utilization at banqueting facilities by more than two names, has joint responsibilities for entire amount for payment, in case the other customer can not pay the amount which will be charged to his/her bill originally.

5.Cancellation and Alternation Charge policy

Any cancellation or alternation for the appointed date and time period will be charged particular amount of expected expense which has estimated lastly

1)Wedding Reception

  ①More than 121 days to 180 days prior to the date reserved
-Cancelation; all deposit, and all expense already arranged such as paper item
-Alternation; all expense already arranged such as paper item
  ②More than 91 days to 120 days prior to the date reserved
-Cancelation; 10% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged
-Alternation; all deposit, and all expense already arranged such as paper item
  ③More than 61 days to 90 days prior to the date reserved
-Cancelation; 20% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged
-Alternation; all deposit, and all expense already arranged
  ④More than 31 days to 60 days prior to the date reserved
-Cancelation; 30% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged
-Alternation; all deposit, and all expense already arranged
  ⑤More than 8 days to 30 days prior to the date reserved
-Cancelation; 50% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged
-Alternation; 25% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged
  ⑥More than 1 day to 7 days prior to the date reserved
-Cancelation; 80% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged
-Alternation; 40% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged
  ⑦On the date of reservation
-Cancelation; 100% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged
-Alternation; 100% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged

2)Banqueting and Conferences(5F Ball Room)

  ①More than 60 days to 89 days prior to the date reserved
-Cancelation; 20% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged
-Alternation; 10% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged
  ②More than 30 days to 59 days prior to the date reserved
-Cancelation; 50% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged
-Alternation; 25% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged
  ③More than 8 days to 29 days prior to the date reserved
-Cancelation; 80% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged
-Alternation; 40% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged
  ④Less than 8 days to the date reserved (Including the date reserved)
-Cancelation; 100% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged
-Alternation; 100% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged

3)Banqueting and Conferences(excluding 5F Ball Room)

  ①More than 31 days to 60 days prior to the date reserved
-Cancelation; 20% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged
-Alternation; all deposit, and all expense already arranged
  ②More than 8 days to 30 days prior to the date reserved
-Cancelation; 50% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged
-Alternation; 25% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged
  ③More than 8 days to 30 days prior to the date reserved
-Cancelation; 80% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged
-Alternation; 40% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged
  ④Less than 8 days to the date reserved (Including the date reserved)
-Cancelation; 100% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged
-Alternation; 100% of the latest quote, all deposit, and all expense already arranged

4)Gift Arrangement, Costume for Rent and Arrangement at Beauty Shop

All cancel charge and alternation fee for above wrote will be asked based on another terms and conditions, besides the basic method will be followed 5. 1)

5)Arrangement for Inner-Décor and party entertainment

We are ready to be asked any arrangement for inner-décor and party entertainment, while all customer can arrange those by his/her self. However, we strongly request all customer that any inner-décor which may cause any damage including unexpected occupation and absurd noise such as drum play and electrics device for music play are completely prohibited, and should ask staff in charge at Sales Department and Reception Desk in advance.

6)Further Restrictions

①Following recent situation to be suffered from New Flu, COVID-19, or any other infection disease, accept our apology in advance that all customer may asked his/her guests in suspicious will be prohibited to enter the hotel facilities without medical permission.

②The following action, behavior, or bringing item are strongly restricted;

-Bringing food and beverage, also intaking such belongings
-Bringing animal such as pets, excluding guide / partner / hearing dog
-Bringing hazardous materials such as ignition, flammable object, or explosives
-Bringing bad smell, or noisy instruments which may cause resonance to facilities
-Bringing the materials or acts prohibited by law both in local and national, Japan.

6.Invalidation

Due to the reason bellow wrote, Koyo Grand Hotel Co. Ltd. can invalid the reservation without any advice to the customer in advance at any time, including the utilization in progress.
1) Violation against these terms and condition by customer or his/her guests
2) Violation against public order and morals, by customer or his/her guests
3) Any risk which may suffer even a single guest caused by customer or his/her guests
4) Any falsehood to our sales staff for the utilization against mutual accountability
5) In case customer, his/her relatives, or even his/her single guest has relations to anti-social forces
6) In case customer, his/her relatives, or even his/her single guest takes any action of violence, threads, blackmail, or demanding coercion to even a single hotel staff
7) The reservation or the utilization seems against recent compliance of local, national, and international
8) Due to the natural disaster, or in case of emergency, Koyo Grand Hotel Co. Ltd. can invalid all utilization for guests’ safe and security

7.Compensation for Damage

All customer, his/her staff, guests, or janitors requested by the customer should be careful about any damage to hotel properties. Once it happened even accidentally, they will be claimed to compensate the damage including the loss during the period for out of order